Afgelopen week had ik een interessant gesprek met een goede vriend. Hij houdt zich bezig met mooie interim klussen voor verschillende opdrachtgevers – soms als manager en regelmatig als projectleider. Met ruim 40 jaar ervaring heeft hij het nodige te vertellen en dat maakt hem een ideale mentor voor jongere projectleiders. Het kwam daarom niet als verrassing dat de directie van een snelgroeiend bedrijf hem vroeg om hen te ondersteunen bij een specifieke kwestie: “Hoe behouden wij onze ondernemende en pionierende bedrijfscultuur, terwijl het bedrijf groeit en ons personeel vraagt om meer structuur?”

Ondanks zijn enorme ervaring, is dit de eerste keer dat hij gevraagd wordt als (organisatie-) adviseur. Hij beschreef het bedrijf in grote lijnen en vroeg hoe hij dit kon aanvliegen: een directie die vraagt om reflectie, maar tegelijkertijd niet onderling op één lijn zit.

Transactionele Analyse

Op basis van mijn eigen ervaring, kon ik hem gelukkig een handvat bieden. Ik adviseerde hem te ‘contracteren’ op basis van de Transactionele Analyse (TA). Ik begon voorzichtig, maar vertelde hem al snel in mijn toenemend enthousiasme over de drie niveaus waarop je afspraken maakt (‘contracteert’) bij een dergelijke klus, namelijk:

  • Het procedureel niveau; hierbij gaat het over praktische zaken zoals tijd, plaats, doorlooptijd, frequentie, honorering en middelen. De meeste concrete aspecten van de klus.
  • Het professioneel niveau; dit betreft de verwachtingen, het gewenste gedrag, inzet van kwaliteit, het bijbehorende kwaliteitsniveau en de gewenste resultaten. Dit aspect is al iets minder tastbaar dan het voorgaande.
  • Het psychologisch niveau; hierin stel je elkaar een heel ander soort vragen, zoals:

– “Wat doen we wanneer het (te) spannend en persoonlijk wordt?”

– “Welke verwachtingen spreken we niet uit?”

– “Klopt het dat mijn afbreukrisico hier groot is?”

 

De juiste vragen op het juiste moment

Juist de vragen op het psychologisch niveau worden vaak achterwege gelaten. Ze blijven onbeantwoord, omdat men dat gesprek te ongemakkelijk of te confronterend vindt. Helaas komt ditzelfde ongemak, wanneer het echt spannend wordt en om de knikkers gaat, alsnog boven tafel en leidt dit soms tot een nog pijnlijkere situatie.

 

Het bespreken van deze vragen moet niet voorafgaan aan de begeleiding of het project. Het is juist de eerste stap naar een succesvol project! Sterker nog: het is essentieel voor het behalen en borgen van de gewenste resultaten.

 

Aan het einde van het gesprek zei mijn vriend: “Da’s wel echt een ander vak.” En dat klopt. Een uniek vak dat ik nu iets meer dan 30 jaar met veel voldoening uitoefen. Het is ook maar met één ‘sport’ te vergelijken: Tai Chi. Hoe ouder je wordt, hoe beter je het namelijk beheerst. En (zelf)ontwikkeling is hierin een constante.